أن يكون لدى المكتب منظومة إدارية متكاملة تضم جميع وحداته –لتنفيذ جميع الإجراءات الإدارية بكفاءة وفاعلية حسب معايير التقييم ومتطلبات نظام إدارة الجودة المعتمد بالجامعة .

تبني سياسة التحسين والتدريب المستمر والفعال لإداء العمل وفقاً لمعايير الجودة الدولية ومتطلبات نظام إدارة الجودة المعتمد وذلك من خلال :

  • التأكيد على معايير الجودة والتميز والقدرة التناسبية للجامعة .
  • العمل على تحقيق برامج التطوير المهني من خلال المشاركة في رفع الكفاءة واكتساب مهارات لإداء إداري متميز في إطار التحسين والتطوير المستمر .
  • توفير بيئة علمية تعليمية صحية آمنه تحفز وتشجع على الخلق والأبداع والأبتكار لخلق مهني مؤمن بالحفاظ على حياة الأنسان والعمل على صون صحته النفسية والبدنية .
  • القيام ببرنامج التقييم الذاتي لكافة الوحدات .

 

تهدف سياسة المكتب إلى الارتقاء بمستوى الإداء لتقديم خدمات إدارية تحقق أداء متميز ذو جودة من خلال :

  • تحقيق معايير التقييم الوارد بدليل الجودة .
  • التحسين والتطوير المستمر كماً ونوعاً بما تتوافق مع التشريعات والنظم المعمول بها في الجامعة .
  • تبني نظام إدارة العمليات تدريجياً والميكنة الكاملة .
  • زيادة الرضاء والوظيفي والشعور بالانتماء لاتقل عن 80% .
  • زيادة برنامج التطوير المهني بنسبة 20%.
  • تقليص استخدام الورق وزيادة برنامج الميكنة بنسبة 50% .

تنمية رأس المال البشري وخلق نموذج متطور وناجح للقطاع الخاص .

تبنى نظام إدارة العمليات والميكنة في الإدارة

  1. ممارسة الاختصاصات المتعلقة بالشئون الوظيفية للعاملين بالجامعة وفقا لأحكام التشريعات النافدة.
  2. مباشرة الاختصاصات الإدارية والفنية طبقا للقانون ولوائح الجامعة .
  3. متابعة تنفيذ القرارات الصادرة والموضوعات التي يحيلها رئيس الجامعة وعمداء الكليات إلى جهات الاختصاص .
  4. تحديد احتياجات الجامعة والكليات من الموارد البشرية والإعلان عنها .
  5. الإشراف على عملية الجرد السنوي لممتلكات الجامعة.
  6. التنسيق مع المؤسسات والدوائر الرسمية لخدمة أهداف الجامعة والتعريف بنشاطها .
  7. التعريف بالجامعة ودورها من خلال الندوات والمحاضرات ووسائل الإعلام .
  8. الإشراف ومتابعة العمل اليومي ومعدلات الأداء بالجامعة ومرافقها والأقسام التابعة له وحفظ النظام بها وإحاطة رئيس الجامعة بما يستجد من أمور .
  9. الأشراف على صيانة مرافق الجامعة والاهتمام بنظافتها .
  10. تأمين الأمن والسلامة والصحة المهنية بمرافق الجامعة والتأكد من توفير تجهيزات الوقاية والإسعافات الأولية ومعدات الأمن والحماية .
  11. الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين والعاملين بالجامعة والتأكد من احتوائها على المسوغات المطلوبة للتعيين والمؤهلات العلمية وحفظ كل ما يتعلق بالحياة الوظيفية للموظف أو عضو هيئة التدريس بملفه الشخصي .
  12. اقتراح التنظيم وإعادة التنظيم والتغيرات الهيكلية والإجرائية اللازمة لحسن أداء وسير العمل.
  13. حضور اجتماعات لجنة شؤون العاملين بالجامعة ومجالس التأديب والاجتماعات ذات العلاقة بمهام الوظيفة .
  14. إتمام الإجراءات الإدارية والمالية للأساتذة الزوار والوفود وضيوف الجامعة وتأمين إقامتهم .
  15. اقتراح اللوائح الداخلية الخاصة بتنظيم العمل.
  16. رصد الإجازات السنوية والطارئة والمرضية للموظفين وإعداد نموذج لذلك يرفق بالملف الشخصي لكل موظف .
  17. إعداد التقييم السنوي أو الدوري للعاملين بالجامعة.
  18. العمل على إدخال المعلومات بالمنظومة الخاصة بالعاملين وتحديثها بشكل دوري ومنظم .
  19. اقتراح مشروع الملاك الوظيفي لجميع العاملين بالجامعة بما يتفق وصيرورتها التعليمية .
  20. اقتراح الوصف والتوصيف الوظيفي للعاملين بالجامعة .
  21. تجميع البيانات والمعلومات والإحصائيات المختلفة عن العاملين والفنيين بالجامعة ومرافقها .

 

  • متابعة القوانين واللوائح والنظم المعمول بها في مجال الوظيفة وشؤون العاملين .
  • متابعة حفظ الملفات الشخصية للعاملين والتأكيد على سريتها واستكمال مستنداتها المطلوبة وتدوين ما يستجد من بيانات عن العاملين .
  • متابعة فتح الملفات للعاملين الجدد وتجهيز عقود العمل ورسائل التعيين المعتمدة وإبلاغ القسم المختص عن استخدام الغير وطنيين لاستكمال الإجراءات الخاصة بالإقامة وبطاقات العمل .
  • متابعة إجراءات شؤون العاملين من تعيين وعلاوات سنوية وترقيات وإعارة وندب وتجديد عقود العمل وإنهاء الخدمات ومنح الإجازات المختلفة وتسوية المستحقات المالية وغيرها طبقا لأحكام القوانين واللوائح .
  • أخطار القسم المالي عن أية تغييرات قد تطرأ على البيانات المتعلقة بالعاملين والتي يترتب عليها أثار مالية .
  • متابعة أعمال تسجيل التوقيت ومتابعة توقيعات العاملين في سجلات الحضور والانصراف اليومي واتخاذ الإجراءات اللازمة حيالها وفقا لأحكام النظم واللوائح المعمول بها بالجامعة .
  • تحديد الوظائف الشاغرة بالجامعة حسب الملاك الوظيفي المعتمد واتخاذ الإجراءات اللازمة لشغلها وفقا للأسس والضوابط المعمول بها بالجامعة .
  • أعداد البيانات والإحصائيات والتقارير التي تتطلب عن العاملين من واقع السجلات والملفات الخاصة بهم.
  • اقتراح خطط وبرامج تنمية مهارات العاملين ومتابعة تنفيذها مع الجهات ذات العلاقة .
  • النظر في الهيكل التنظيمي للجامعة وملاكها الوظيفي السنوي والأوصاف الوظيفية واقتراح تعديلها أو تطويرها وفقا لاحتياجات العمل بالجامعة .
  • مسك سجلات العاملين وإصدار الشهادات الغير مالية المتعلقة بهم وإتمام الإجراءات الخاصة بتوقيع الجزاءات والعقوبات وفقا للقوانين واللوائح والنظم المعمول بها بالجامعة .
  • وضع وتنفيذ الأسلوب الملائم لاستلام وتصدير الرسائل من الجامعة وإليها ومسك السجلات الخاصة بها والإشراف على توزيع المراسلات الواردة إلي الجامعة على مختلف أجهزتها وفقا للتعليمات الصادرة بالخصوص .
  • الإشراف على أعمال التصوير والنسخ وفقا للتعليمات الصادرة بالخصوص وكذلك تنظيم وتوزيع المنشورات واللوائح وتداولها وحفظها .
  • الإشراف على برنامج أرشيف وفهرسة الملفات وتنظيمها بالطرق الإلية المتطورة في مجال علم ميكنة المعلومات وانسياب البيانات .