إيجاد نظام شامل ومتكامل لإدارة المعلومات بالجامعة يضمن توثيقها ودوريتها واستمرارها وتحديثها وتبادلها وسهولة الحصول عليها لكافة الأنشطةالإدارية وا لأكاديمية

  • يقضى على غياب المعرفة والمعلومات عن نشاطات وانجازات الجامعة.
  • يوضح صور العطاء للجامعة.
  • تجميع وتصنيف الأصول المعلوماتية لكافة إدارات الجامعة.
  • رصد وجمع المعلومات عنأنشطة الجامعة من مصادرها المقرؤة والمسموعة والمرئية.
  • توثيق المعلومات المتعلقة بتاريخ الجامعة وانجازاتها ونشاطاتها.
  • بناء قاعدة بيانات مركزية للجامعة.
  • إتاحة المعلومات الموثقة على رابط خاص للادارة على موقع الجامعة.
  • التعرف على احتياجات المستفيدين وتزويدهم بالمعلومات التييحتاجونها.
  • إعدادالأدلة التوثيقية وإصدارالأشرطة الوثائقية عن تاريخ الجامعة وانجازاتها.
  • إعدادوإصدار المطبوعات الإعلامية للتعريف بالجامعة.
  • تأسيس مكتبة متخصصة في مجال عمل الادارة

أولا :سياسة استقصاء حالة المعلومات:

وصف السياسة: عمل استقصاء لحالة المعلومات بالجامعة لمعرفة الواقع الفعلي لحالة المعلومات ومتطلبات الإدارات من المعلومات والاستفادة من المعلومات الموجودة بالفعل.

خطوات التنفيذ:

  • إعداد استقصاء حالة المعلومات.
  • توزيع الاستقصاء على كافة الإدارات بالجامعة.
  • تجميع وتحليل البيانات واستخراج النتائج.

 

 

 

ثانيا: سياسة تجميع أصول المعلومات:

وصف السياسة: تجميع الأصول المعلوماتية وتصنيفها لكافة إدارات الجامعة وتحديد ملكيتها.

خطوات التنفيذ:

تقسيم الأصول المعلوماتية في الجامعة إلى الفئات الرئيسية التالية:

  • أصول الأجهزة والمعدات.
  • أصول البرامج.
  • الأصول المعرفية.
  • أصول العناصر البشرية.
  • تحديد مالك الأصل المعلوماتي .
  • تخصيص تصنيفات مناسبة للأصول المعلوماتية.
  • عمل قوالب معلومات تفصيلية لكل أصل من الأصول.

 

 

 

ثالثا: سياسة الصادرات :

وصف السياسة:

تحدد هذه السياسة وإجراءاتها الضوابط المتعلقة بالإصدارات ا التي تصدرها إدارة التوثيق والمعلومات.

خطوات التنفيذ:

  • تحديد طبيعة كل إصدار.
  • تحديد محتويات كل إصدار.
  • تحديد دورية الإصدار
  • تحديد مسؤولية وسياسة التحرير.

 

 

رابعا: سياسة توثيق الفعاليات الجامعية:

وصف السياسة:

تحدد هذه السياسة وإجراءاتها آليات توثيق الفعاليات.

خطوات التنفيذ :

  • إعداد كافة رؤوس موضوعات خاصة بالموضوعات الرئيسية والموضوعات الفرعية للفعاليات.
  • توثيق الفعالية:
  • قبل /أثناء/بعد.
  • إعداد منظومة خاصة لتوثيق الفعاليات.
  • إتاحة المحتوى العلمي للفعالية في رابط خاص بالفعاليات على موقع الجامعة .

 

 

 

خامساً: سياسة توثيق تاريخ الجامعة:

وصف السياسة:

تهدف هذه السياسة إلى توثيق تاريخ انجازات الجامعة منذ التأسيس عام 2007 إلى 2020

خطوات التنفيذ :

  • تجميع كل مصادر المعلومات التي لها علاقة بتاريخ الجامعة منذ التأسيس .
  • تصنيف مصادر المعلومات وترتيبها .
  • إعداد دليل توثيقي للتعريف بتاريخ الجامعة وانجازاتها ونشاطاتها المختلفة.

( ورق/الكتروني)

 

سادساً: سياسة إعداد قاعدة بيانات مركزية للجامعة:

تهدف هذه السياسة إلى تجميع وتوثيق كل البيانات والمعلومات على الجامعة في قاعدة بيانات مركزية الهدف منها توفير المعلومات وإتاحتها للمستفيدين داخل الجامعة وخارجها.

 

خطوات التنفيذ: الاستفادة من قواعد البيانات الموجودة بالفعل داخل الجامعة.

إنشاء قواعد بيانات جديدة على سبيل المثال:

  • قاعدة بيانات محاضر الاجتماعات.
  • قاعدة بيانات القرارات.
  • قاعدة بيانات التدريب.
  • قاعدة بيانات للصور( مكتبة الصور)
  • قاعدة بيانات للفعاليات.
  • قاعدة بيانات البحث العلمي ( أبحاث/ باحثين)
  • قاعدة بيانات الاتفاقيات المحلية والدولية .
  • تجميع وتصنيف الأصول المعلوماتية لكافة إدارات الجامعة.
  • رصد وجمع المعلومات عن أنشطة الجامعة من مصادرها المقرؤة والمسموعة والمرئية.
  • توثيق المعلومات المتعلقة بتاريخ الجامعة وانجازاتها ونشاطاتها.
  • بناء قاعدة بيانات مركزية للجامعة.
  • إتاحة المعلومات الموثقة على رابط خاص للإدارة على موقع الجامعة.
  • التعرف على احتياجات المستفيدين وتزويدهم بالمعلومات التي يحتاجونها.
  • إعداد الأدلة التوثيقية عن تاريخ الجامعة وانجازاتها.
  • إعداد وإصدار المطبوعات المختلفة  للتعريف بالجامعة.
  • تأسيس مكتبة متخصصة في مجال عمل الإدارة

إقامة ورش عمل لنشر ثقافة الوعي المعلوماتي بالجامعة

  • وضع السياسات الخاصة بعملية إدارة توثيق المعلومات بطريقة يسهل الحصول عليها والاستفادة منها .
  • متابعة أعمال منسوبي الإدارة وتقييم أدائهم .
  • الإشراف على توفير البيانات والمعلومات لعملية دعم اتخاذ القرار .
  • الاشتراك في أعمال التطوير الالكتروني بالجامعة .
  • متابعة نشر كل جديد من المعلومات والبيانات المتصلة بعمل الجامعة وتخدم تحقيق أهدافها .
  • الإشراف على إعداد الأدلة والمطويات ومكتبة الصور والفيديوهات عن الجامعة وأنشطتها .
  • تزويد الجهات الداخلية والخارجية بالمعلومات التي تحتاجها عن الجامعة وأنشطتها .
  • إعداد تقاويم الأداء الوظيفي لمنسوبي الإدارة .
  • إعداد التقارير الدورية عن أداء الإدارة .

تقوم فلسفة إدارة التوثيق والمعلومات علي الترابط والتكامل بين جميع مكاتبها حيث يتولى (مكتب إدارة المعلومات ودعم اتخاذ القرار) توفير المعلومة كاملة وسليمة وفي الوقت المناسب وبالسرعة الممكنة لدعم صنع القرار ويقوم (مكتب المطبوعات والنشر ) بنشر المعلومات التي تخدم أهداف الجامعة في أشكال مختلفة من المطبوعات (إرشادية ، دعائية ، توثيقية ) سواء كانت ورقية أو الكترونية .

ويقوم (مكتب إدارة الموقع الالكتروني للجامعة ) بنشر محتوى معلوماتي متكامل عن الجامعة وأجهزتها المختلفة على شبكة المعلومات العالمية .

 

  • تضم إدارة التوثيق والمعلومات ثلاث مكاتب :
  • مكتب المعلومات ودعم اتخاذ القرار.
  • مكتب الطباعة والنشر .
  • مكتب إدارة المحتوي المعلوماتي للموقع الالكتروني .
  • وضع السياسات الخاصة بعملية إدارة توثيق المعلومات بطريقة يسهل الحصول عليها والاستفادة منها .
  • متابعة أعمال منسوبي الإدارة وتقييم أدائهم .
  • الإشراف على توفير البيانات والمعلومات لعملية دعم اتخاذ القرار .
  • الاشتراك في أعمال التطوير الالكتروني بالجامعة .
  • متابعة نشر كل جديد من المعلومات والبيانات المتصلة بعمل الجامعة وتخدم تحقيق أهدافها .
  • الإشراف على إعداد الأدلة والنشرات عن الجامعة وأنشطتها .
  • تزويد الجهات الداخلية والخارجية بالمعلومات التي تحتاجها عن الجامعة وأنشطتها .
  • إعداد تقاويم الأداء الوظيفي لمنسوبي الإدارة .
  • إعداد التقارير الدورية والاستثنائية عن أداء الإدارة .

التعرف مقدماً على احتياجات الجامعة من البيانات والمعلومات المطلوبة لها وبما يحقق أغراضها .

جمع البيانات في نماذج مقننة مع مراعاة تطوير هذه النماذج بصفة مستمرة .

مراجعة البيانات فور الحصول عليها للتأكد من صحتها وسلامتها تمهيداً لتبويبها وتصنيفها مع ضرورة تحديث هذه البيانات أولاً بأول .

تجميع وتحليل البيانات والمعلومات للجامعة والجامعات الأخرى التي يمكن الاستفادة منها في اتخاذ القرار .

إعداد تقارير ومعلومات دورية عن نشاط الجامعة طبقاً لأحدث البيانات المتوافرة .

إمداد الباحثين والجهات الخارجية باحتياجاتهم من المعلومات عن الجامعة وأجهزتها المختلفة .

إعداد مكتبة الكترونية متخصصة (كتب ،دراسات ،أبحاث ،وسائط متعددة )في مجال عمل مؤسسات التعليم العالي وفي مجال عمل إدارة التوثيق والمعلومات

تقديم خدمة البث الانتقائي للمعلومات لكافة الوحدات الأكاديمية والإدارية بالجامعة..

  • إعداد المواصفات المناسبة لتنفيذ ونشر المطبوعات بالجامعة .
  • إعداد ونشر الأدلة التعريفية والتوثيقية والتنظيمية والنشرات الدورية .والكتيبات والمطويات التي توضح إنجازات الجامعة ومناسباتها .
  • إعداد ونشر سلسلة الأدلة المرجعية للجامعة .
  • إعداد ونشر المطبوعات الخاصة بالمؤتمرات العلمية .

نشر وتحديث المحتوى المعلوماتي بصورة منتظمة على الموقع .

المتابعة والتنسيق مع كافة الإدارات وإعداد الموضوعات المطلوبة للنشر على الموقع .

العمل وفق التصنيفات الخاصة بالبيانات والمعلومات التي يحتويها الموقع .

التدقيق والتأكد من صحة وسلامة المحتوى المعلوماتي قبل نشره لتلافي أي خطأ أو نقص .

البحث عن وسائل جديدة لتحسين تصنيف الموقع من قبل محركات البحث الأساسية وذلك لتحسين ترتيبه بين مواقع الجامعات الأخرى .

وضع المقترحات الناجحة لتحسين صورة الموقع الالكتروني للجامعة وقبوله من قبل الزائرين .

الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على  نبينا محمد وعلى آله وصحبه اجمعين وبعد.

فإن إدارة التوثيق والمعلومات بالجامعة الليبية الدولية للعلوم الطبية وضعت ضمن أهدافها الأستراتيجية هدف أساسي وهو الحفاظ على الذاكرة المؤسسية للجامعة من خلال توثيق أصول معلومات الجامعة وحفظ وإتاحتها للأستخدام وتحقيقاً لهذا الهدف يسرنا ان نقدم ( سلسلة الادلة المرجعية )والمتمثلة في الاصول المعرفية الصريحة للجامعة والتي تشمل الأدلة  التالية .

  • دليل قرارات رئيس ومجلس الجامعة ( من عام 2007 الى عام 2017)
  • دليل محاضر اجتماعات مجلس الجامعة (من عام 2007 الى عام 2017)
  • دليل لوائح الجامعة والكليات والمراكز والمكاتب .
  • دليل التقارير السنوية (من عام 2007 الى عام 2017).
  • دليل استراتيجية الجامعة من عام ( 2008 الى عام 2013 / الاصدار الاول )
  • دليل الأتفاقيات المحلية (من عام 2007 الى عام 2017) (من عام 2016 إلى عام 2020 /الصدار الثاني ).
  • دليل الاتفاقيات الدولية (من عام 2007 الى عام 2017 )
  • خرائط الهيكل التنظيمي (من عام 2008 الى عام 2017 )
  • دليل التوصيف الوظيفي (2008 الى عام 2012)
  • دليل أصدارات الجامعة .
  • دليل نماذج الوحدات الادارية والأكاديمية للجامعة .
  • مكتبة الصور والفيديوهات والأشرطة الوثائقية .

 

 

 

وتم تنفيذ هذا العمل وفقاُللعمليات التالية :

  • العملية الاولى : تجميع أصول المعلومات .
  • العملية الثانية : تصنيف أصول المعلومات .
  • العملية الثالثة : إعداد الكشافات وفقاً للحروف الهجائية .
  • العملية الرابعة: إعداد السجل الأحصائي لكل دليل والتمثيل البياني الخاص به.
  • العملية الخامسة : ترقيم الصفحات .
  • العملية السادسة : إعداد المحتويات النهائية للدليل .
  • العملية السابعة : ختم الوثائق بختم (وثيقة مرجعية ).
  • العملية الثامنة : التجليد من نسختين ورقيتين تكون إحداهما محفوظة في مكتب السيد الدكتور / رئيس الجامعة والأخرى بمكتبة إدارة التوثيق والمعلومات ونسخة ورقية غير مجلدة تحفظ في حافظة للاستخدام .
  • العملية التاسعة : مسح إلكتروني والمستودع الرقمي وفي التخزين السحابسي وعلى الهارد دسك الخاص بإدارة التوثيق والمعلومات .
  • العملية العاشرة : لنشر المعرفة سيتم رفع هذه الأدلة على منظومة المراسلات وعلى الموقع الألكتروني .

أغلفة الأدلة :

  1.  دليل قرارات رئيس ومجلس الجامعة الليبية الدولية للعلوم الطبية.
  2. دليل محاضر أجتماعات مجلس الجامعة الليبية الدولية للعلوم الطبية.
  3. دليل لوائح الجامعة الليبية الدولية للعلوم الطبية.
  4. دليل نماذج الجامعة الليبية الدولية للعلوم الطبية.
  5. دليل التقارير السنوية للجامعة الليبية الدولية للعلوم الطبية.

أخيراً يسرني ويشرفني ان اتلقى آية ملحوظات وذلك لتأخذ في الاعتبار عند الأصدار الجديد

والله من وراء القصد

 

صفاء محمد كيشار

مدير إدارة التوثيق والمعلومات